Polityka prywatności

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych przetwarzanych za pośrednictwem publicznej witryny i formularza jest osoba fizyczna Marcin Pietryka, prowadząca projekt Business Automation Studio (Business Automation Studio nie jest odrębnym podmiotem prawnym — jest nazwą projektu/brandu, pod którą działa administrator).

Adres do korespondencji administratora: K.I.Galczyńskiego 4/31, 25-409 Kielce.

Kontakt z administratorem jest możliwy pod adresem e-mail kontakt@bas.example oraz przez formularz kontaktowy. Pytania dotyczące danych osobowych, żądania wykonania praw wynikających z RODO i zgłoszenia incydentów prywatności można kierować każdą z tych dróg.

2. Statyczna witryna i logi serwera

Publiczna witryna jest stroną statyczną: nie zawiera pól do wprowadzania danych, nie używa plików cookies, nie stosuje analityki ani mechanizmów śledzenia. Podczas udostępniania strony dostawca hostingu statycznego przetwarza techniczne logi serwera związane z żądaniami HTTP, takie jak adres IP, czas żądania, żądany zasób i informacje techniczne przeglądarki. Logi służą technicznemu utrzymaniu i bezpieczeństwu usługi; witryna nie tworzy na ich podstawie profilu użytkownika.

3. Dane przekazywane w formularzu

Formularz kontaktowy przyjmuje w części kontaktowej wyłącznie adres e-mail do odpowiedzi — bez imienia i nazwiska, nazwy firmy, numeru telefonu i numeru NIP. Numer NIP nie jest zbierany ani wymagany. Oprócz adresu e-mail formularz zapisuje odpowiedzi na pytania, które użytkownik sam wpisuje lub wybiera w kwestionariuszu.

Formularz nie zawiera pola ani checkboxa zgody na przetwarzanie danych. Nie zbiera także zgody marketingowej i nie tworzy osobnej ścieżki przetwarzania na potrzeby marketingu.

Podanie danych w formularzu jest dobrowolne. W trybie WEBSITE adres e-mail jest niezbędny do przesłania zgłoszenia i udzielenia odpowiedzi; bez jego podania formularz nie może zostać skutecznie wysłany i obsłużony tą drogą.

4. Szkic lokalny i wysłanie formularza

W trakcie wypełniania formularza przeglądarka przechowuje szkic lokalnie, na urządzeniu użytkownika, w localStorage pod kluczem bas_intake_draft_<attemptKey>. Informacja pomocnicza o wysłaniu używa klucza bas_intake_submission_<attemptKey>. Dane pozostają lokalne do chwili końcowego żądania POST do skonfigurowanego adresu formularza. Po pomyślnym wysłaniu dane lokalne są czyszczone.

5. Trwały zapis zgłoszenia

Po wysłaniu formularza zgłoszenie jest trwale zapisywane w bazie danych używanej do obsługi zapytań Business Automation Studio.

6. Formularz na stronie i formularz w zaproszeniu e-mail

Formularz otwarty bezpośrednio na stronie tworzy nowe zgłoszenie i wymaga podania adresu e-mail do odpowiedzi; ten sposób jest technicznie oznaczony kodem WEBSITE. Formularz otwarty z indywidualnego zaproszenia e-mail dołącza odpowiedzi do istniejącej rozmowy i nie prosi ponownie o dane kontaktowe; ten sposób jest technicznie oznaczony kodem EMAIL_LINK.

7. Odbiorcy danych i dostawcy usług

W obsłudze witryny i zgłoszeń uczestniczą następujący odbiorcy oraz dostawcy usług:

• Dostawca hostingu statycznego — obsługuje żądania HTTP i techniczne logi serwera opisane w §2.
• Dostawca formularza i zapisu danych — odbiera wysłane zgłoszenie i zapisuje je w bazie danych służącej do obsługi zapytań.
• Dostawca modelu do analizy tekstu — przetwarza treść zgłoszenia w celu jej sklasyfikowania i przygotowania projektu odpowiedzi.
• Google Gmail — służy do wysłania odpowiedzi i dalszej korespondencji dotyczącej zapytania.
• Telegram — kanał komunikatora służący do przekazania zapytania do zespołu obsługującego; dane mogą być przetwarzane transgranicznie, poza państwem użytkownika.
• Dostawca poczty użytkownika — przetwarza wiadomości przesyłane między użytkownikiem a Business Automation Studio.

W związku z korzystaniem z tych usług dane mogą być przetwarzane transgranicznie, poza państwem, w którym użytkownik przesłał zgłoszenie. Zakres przetwarzania jest ograniczony do danych potrzebnych do obsługi zapytania, przygotowania odpowiedzi i prowadzenia korespondencji.

8. Brak cookies, analityki i śledzenia

Publiczna witryna nie używa plików cookies, analityki, śledzenia ani kodu uruchamianego w przeglądarce przez podmioty trzecie. Zasoby potrzebne do działania strony są dostarczane z tej samej witryny.

9. Cel przetwarzania

Dane przekazane przez formularz służą wyłącznie obsłudze zapytania zainicjowanego przez użytkownika: zapisaniu zgłoszenia, analizie przekazanych informacji, przygotowaniu odpowiedzi, kontaktowi zwrotnemu na podany adres e-mail i zamknięciu rozmowy. Dane nie służą profilowaniu, marketingowi ani automatycznemu podejmowaniu decyzji i nie są przetwarzane w odrębnym celu marketingowym.

10. Podstawa prawna

Formularz kontaktowy nie używa zgody jako podstawy prawnej. Właściwa podstawa zależy od charakteru konkretnego zapytania:

• art. 6 ust. 1 lit. b) RODO — podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy. Ta podstawa ma zastosowanie, gdy użytkownik przekazuje informacje potrzebne do oceny konkretnej potrzeby lub do rozważenia możliwej współpracy — są to działania obiektywnie niezbędne do realizacji tego, o co użytkownik sam wnosi.
• art. 6 ust. 1 lit. f) RODO — prawnie uzasadniony interes administratora w obsłudze zapytań i korespondencji oraz w prowadzeniu komunikacji o potencjalnej współpracy. Ta podstawa obejmuje ogólne zapytania i kontakt, w którym art. 6 ust. 1 lit. b) nie ma zastosowania, w tym zwykły kontakt B2B ze strony przedstawiciela innego podmiotu.
• art. 6 ust. 1 lit. f) RODO — prawnie uzasadniony interes dostawcy hostingu w zakresie bezpieczeństwa i utrzymania usługi — dotyczy technicznych logów serwera opisanych w §2.

Nie stosuje się zgody ani checkboxa zgody. Podstawą przetwarzania nie jest profilowanie ani zautomatyzowane podejmowanie decyzji.

11. Przechowywanie i retencja

Kryterium przechowywania danych z formularza jest cel opisany w §9 — dane są przechowywane wyłącznie przez czas niezbędny do obsługi zapytania, udzielenia odpowiedzi i zamknięcia rozmowy. Logi serwera opisane w §2 są przechowywane zgodnie z zasadami retencji dostawcy hostingu.

12. Prawa osoby, której dane dotyczą

Osoba, której dane dotyczą, może w zakresie przewidzianym przez RODO zażądać dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych — gdy spełnione są warunki art. 20 RODO — oraz, w odniesieniu do danych przetwarzanych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f), wnieść sprzeciw. W sprawach dotyczących prywatności można skorzystać z dróg kontaktu wskazanych w §1.

Zgodnie z art. 13 ust. 2 lit. d) RODO osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego dla jej miejsca zamieszkania lub miejsca domniemanego naruszenia.

13. Kontakt i bezpieczne przekazywanie informacji

Wniosek dotyczący danych osobowych lub zgłoszenie incydentu można przesłać na kontakt@bas.example albo przez formularz kontaktowy. W treści należy podać tylko informacje potrzebne do rozpoznania sprawy. Nie należy przekazywać danych wrażliwych ani zbędnych danych osobowych osób trzecich.